Contractgebeef… ehhh beheer

Het ravijnjaar 2026. Ik begon er mijn vorige blog mee. Het is duidelijk dat veel gemeenten zich nu al voorbereiden (en zorgen maken). Sommigen zijn zelfs al gestart om financiële scenarioplanningen op te stellen om te kijken wat er straks nog kan – en vooral ook wat er niet meer kan.

Grijp alsjeblieft niet meteen naar de beroemde ‘kaasschaaf’. In het verleden is er al op zoveel punten bezuinigd! Laten we eerst eens kijken naar wat de mogelijkheden zijn om nu, met slimme incidentele investeringen, straks in 2026 structurele besparingen te realiseren.

Geen uitgebreide visie, wél voorbeelden

In dit en komende blogs zal ik niet zozeer mijn uitgebreide visie delen (bel me daar maar een keer voor op, dan maken we een afspraak) maar ik geef je een aantal concrete voorbeelden hoe jouw gemeente kosten, tijd en geld kan besparen. Zodat 2026 minder, of misschien wel helemaal geen, pijn gaat doen.

En net als in mijn vorige blog over de besparing op inhuur, zullen mijn oplossingen ook deze keer ongetwijfeld op weerstand stuiten. “Want ja Joost, als het allemaal zo makkelijk was, dan hadden we dit natuurlijk al lang gedaan!” Maar wat als ik je vertel dat het daadwerkelijk zo makkelijk is?

De dubbele jackpot

Een voor de hand liggend vertrekpunt zijn gemeentelijke inkopen & aanbestedingen plus het bijbehorende contractbeheer. Naast dat dit een top vertrekpunt is voor een kostenbesparing, helpt het slimmer en efficiënter inrichten van dit proces je straks ook nog eens enorm bij de vaststelling van de financiële rechtmatigheid. Mooi genomen dus, want dan kan je op dat punt ook tijd en geld besparen. Kom maar op met die dubbele jackpot!

"Gemeentelijke inkopen & aanbestedingen plus het bijbehorende contractbeheer is een top vertrekpunt voor een kostenbesparing. Het slimmer en efficiënter inrichten van dit proces helpt je straks ook nog eens enorm bij de vaststelling van de financiële rechtmatigheid."

De inrichting van het proces

Laten we voor inkopen en aanbestedingen beginnen bij de inrichting van het proces. Ik kom het nog vaak tegen: de gebrekkige inrichting in zaaksystemen. Hierdoor raakt het hele inkoopdossier verspreid over allerlei applicaties en registraties. Denk bijvoorbeeld aan offertes die nog in een (persoonlijke) mailbox zitten, gunningsbrieven die op een lokale schijf staan et cetera. Toch leent een zaaksysteem zich uitstekend voor een organisatie-breed proces als inkopen en aanbestedingen. Maar dan moet je het zaaksysteem wel juist willen inrichten en ophouden om het als een veredeld postregistratiesysteem te gebruiken.

De voordelen van een goed ingericht zaaksysteem

Hopelijk zit je goed op je stoel als je dit leest, want er zijn zoveel voordelen van een goed ingericht zaaksysteem! (Het zou zonde zijn als je van je stoel valt van verbazing…)

1. Je houdt het inkoopdossier compleet
2. Je maakt het werk voor de medewerkers eenvoudiger (ja, dat kan echt)
3. Je kan met sjablonen werken i.p.v. met geknipte en geplakte oude documenten
4. Je legt de interne controle in de lijn
5. Én je houdt nog maar een paar beheersmaatregelen over voor de verbijzonderde interne controle en de rechtmatigheid.

➡️ Als het goed is zie je nu op de gokkast in je hoofd de drie jackpots op één winlijn vallen en kan jij eenvoudig al deze voordelen vertalen naar besparingen in tijd, energie en geld.

Begin vrijwillig met de verplichtingenadministratie

Maar dat is nog niet alles. Wat als… je nog een kleine investering doet? Wat als je nu eindelijk eens gaat werken met een verplichtingenadministratie? De inkoop die je deed, heeft een zaaknummer. Stel het zaaknummer gelijk aan het verplichtingennummer (zo houd je de gegevens lekker bij elkaar, is ook fijn) en regel de verplichtingenadministratie in op basis van de contractvoorwaarden. Laat daarnaast het systeem een signaal afgeven wanneer een contract zijn laatste termijnbetaling gaat voldoen. Dat geeft jou de tijd om te bepalen of het contract verlengd, vernieuwd of stopgezet moet worden.

➡️ Dus hier voor de tweede keer drie jackpots op een rij: met een verplichtingenadministratie regel je 80% van je contractbeheer.

In een poep-en-een-zucht

En wat dacht je van het extra comfort dat je gaat voelen omdat je geen ‘inhuur’ meer stilzwijgend verlengd met alle rechtmatigheidsgevolgen van dien? Of, als dat nog niet genoeg is, bedenk je eens hoe makkelijk een spend-analyse gaat worden. Hoe heerlijk is het als je hiervoor nooit meer een derde partij nodig hebt en dat je eigen medewerkers hier in een poep-en-een-zucht klaar mee zijn!

Ja maar…. Onze gemeente is geen bedrijf

Niets in het bovenstaande voorbeeld is raketwetenschap. Sterker nog: nagenoeg alle bedrijven ter wereld werken op deze manier. “Ja maar een gemeente is geen bedrijf.” Klopt. Maar gelukkig heb je wel een bedrijfsvoering. En dus kan jouw gemeente dit ook. Je moet het alleen wel even doen!

➡️ Als je wilt sparren over het precieze hoe en wat, bel me gerust. Ik kom graag een keer bij je langs. Krijg je van mij de bonusjackpot cadeau: ik laat je in één moeite nog andere mogelijkheden zien om slimmer, kwalitatief beter en met minder kosten te werken.