Hoe vertellen we het de kinderen...?

De vraag “Hoe vertellen we het de kinderen?” heb ik overgenomen van mijn collega Eric (ere wie ere toekomt) en ik gebruik hem - tot mijn eigen verbazing - steeds vaker. Wat ooit als een gekscherende zinsnede begon, is nu bijna standaardrepertoire. Laat het me uitleggen.

Als consultant ben ik vaak in gesprek met hoofden financiën, concerncontrollers en gemeentesecretarissen. Soms vanuit kennisuitwisseling, soms vanuit de toelichting op een offerte en soms vanuit de context van een expertmeeting. Maar al deze varianten hebben twee overeenkomsten.

Behoefte om iets te veranderen

Op de eerste plaats is er de behoefte om iets te veranderen. Of dat nu het versterken van de bedrijfsvoering is, het doorvoeren van een bezuiniging, een verantwoordingsvraagstuk of wat dan ook. Er heerst een kriebel dat het ‘anders’ kan. Wat vrij vertaald wil zeggen: met een besparing van tijd, energie en geld.

En ja, dat kriebelende gevoel, die onderbuik, dat is meestal terecht. Want we hebben onze gemeentelijke organisatie door de jaren heen onnodig complex gemaakt. En dat merken we tegenwoordig aan alle kanten, zeker nu er minder geld beschikbaar dreigt te komen. En ik juich het toe wanneer mensen daarover in gesprek willen, over die kriebel, want dat betekent dat er wordt nagedacht en het besef bestaat dat we niet alleen terug naar de eenvoud kunnen, maar zelfs ook moeten. Of in mijn woorden: Houd het Simpel!

Maar... je voelt hem al aankomen hè, dan is er ook nog die tweede overeenkomst.

“Hoe neem ik de rest van de organisatie in deze verandering mee?” Dit is het moment dat Eric zijn hoofd om de hoek van de deur steekt en blèrt: “Oh je bedoelt: Hoe vertellen we het de kinderen?”

Hoe vertellen we het de kinderen?

Op de tweede plaats is er nagenoeg altijd een variant van de vraag “Hoe neem ik de rest van de organisatie hierin mee?” of “Hoe zorg ik ervoor dat dit niet alleen het feestje van afdeling x, y of z. wordt? Dit is het moment dat Eric zijn hoofd om de hoek van de deur steekt en blèrt: “Oh je bedoelt: Hoe vertellen we het de kinderen?”.

Ik heb hier - in de kleine 25 jaar dat ik in dit wereldje rondloop - nog altijd maar 2 tips voor.

1.    Wees eerlijk naar jezelf.

2.    Vraag & geef respect aan de organisatie.

Eerlijkheid duurt het langst, maar is hartstikke lastig

De eerste: Wees eerlijk naar jezelf. Het is misschien wel de moeilijkste opdracht die je jezelf in welk traject dan ook kan geven. Want jij bent de expert. Jij bent de gesprekspartner van diegene die jou gaat ondersteunen. Jij bent de kartrekker. Jij wil voor de verandering gaan, want je ziet de toegevoegde waarde.

Dat alles maakt waarom juist jij de aangewezen persoon bent die dit traject moet oppakken. Maar, betrap je jezelf erop dat je denkt: “Hoe neem ik in godsnaam de organisatie en mijn collega’s hierin mee?” (of verzin een variant hierop) wees dan zo eerlijk naar jezelf om te bekennen dat het misschien gewoon zo is dat het niet jouw kwaliteit is om de verandering te ‘verkopen’ in de organisatie. En daar is helemaal niks mis mee. Want niemand - maar dan ook echt niemand - is overal goed in.

5 simpele stappen om je organisatie mee te krijgen

Dus, wees eerlijk tegen jezelf en neem tip 2 ter harte: vraag en geef respect aan de organisatie. Een feest vier je zelden alleen, dus besef goed dat je de medewerking van de rest van de organisatie nodig hebt. Je weet ook dat zonder de steun en goedkeuring van je collega-managers, de directie en/of het college, elk project van verandering in schoonheid sterft. Maar jij bent slimmer dan dat. Jij trekt je stoute schoenen aan en legt jouw eerlijkheid bij jouw collega’s neer. Je zult zien dat het wonderen doet. Hoe je dit precies doet? Ik neem je mee in een paar simpele, maar eenvoudige stappen.

Stap 1:

Geef bij je collega’s aan dat jij ziet dat er ‘iets’ moet veranderen, of dat je ‘iets’ wilt realiseren. (Bij het ‘iets’ vul je jouw wens in). Geef daarbij ook aan dat jij al een idee hebt hoe je dat wilt doen, waar het toe gaat leiden en wat de gemeente eraan heeft.

Stap 2: 

Nu komt jouw – ontwapenende - eerlijkheid om de hoek kijken. Geef ook aan dat je niet zo één, twee, drie weet hoe jij jouw idee en kennis vertaalt naar een voor je collega’s begrijpelijk verhaal.

Stap 3: 

Vertel jouw collega’s dat je ervan overtuigd bent dat jouw idee de organisatie vooruit helpt, maar dat je ook hun input wilt. Alleen dan op een manier waarbij zij hun input kunnen baseren op een begrijpelijk verhaal. Jij wilt je collega’s dus informeren en niet op eigen houtje gaan handelen.

Stap 4: 

Tijd voor het stellen van de hulpvraag. Vraag 40 minuten de tijd van een aantal collega’s. (Waarom 40 vraag je je af? Het is bewezen dat 45 minuten de maximale concentratieboog is van de gezonde mens. Kan je nog 5 minuten uitlopen ;-) ) Deze tijd spenderen ze om te luisteren naar jouw idee en om dat van input te voorzien. Maar - en hier komt de gouden tip - geef aan dat niet jij het verhaal vertelt, maar iemand die dat voor jou doet. Puur omdat hij of zij niet alleen jou begrijpt, maar jouw ‘taal’ ook begrijpelijk kan maken voor jouw collega’s. Je zult zien dat je collega’s jou echt wel die tijd gaan gunnen.

Stap 5:

Plan het overleg en nodig jouw bondgenoot uit om het verhaal te doen.

Het resultaat is verbluffend

Het resultaat dat deze houding je oplevert, zal je verbazen. Ik voorspel je dat er sowieso een last van jouw schouders gaat vallen. Want jij zeult niet langer het gevoel met je mee dat je moet leuren met jouw idee. Jij kan juist lekker voor de inhoud gaan.

Daarnaast krijg je als bonus - vanuit een breed kader van collega’s - feedback. Door jouw collega’s tijdens het verhaal van jouw bondgenoot te analyseren, weet je meteen of er draagvlak gaat zijn en wat de slagingskans van jouw project is. Jij krijgt dus een schat aan informatie.

Wees zuinig op jezelf en doe die dingen waar je goed in bent. Als de aanloop naar jouw traject voor jou wat lastiger is dan de inhoud, schakel dan hulptroepen in. Want de aankondiging en inleiding van een verandering is 90% van het werk. Oh, en verbaas je niet als blijkt dat na jouw voorbeeld anderen gaan volgen, want jij bent echt niet de enige die zich afvraagt “Hoe vertel ik dit de kinderen?”

Mooie dag!