Ik heb er genoeg van, ik stop ermee!

Misschien heb ik nu meteen je aandacht en wellicht schrikken mijn collega’s zich nu een hoedje. Dat is niet nodig. Ik ga niet stoppen met mijn werk voor en met gemeenten, ik heb nu eenmaal mijn hart verloren aan het werken voor de publieke zaak. Waarom dan wel zo’n uitspraak?

De uitspraak ligt in lijn met mijn vorige blog: “Procesmanagement, de koning is dood, lang leve de koning! In dat artikel stelde ik het verschil aan de kaak tussen procesbeschrijvingen en procesmanagement. Met als conclusie dat dit twee heel verschillende dingen zijn (anders hadden ze overigens ook allebei wel dezelfde naam gehad).

Na deze lange inleiding, vraag je je nu wellicht af: waar ga je dan precies mee stoppen? (In mijn hoofd hoort iedereen nu tromgeroffel 🥁 en wordt de spanning opgebouwd, maar dat zal vast alleen in mijn fantasie gebeuren…) Ik ga stoppen met: procesbeschrijvingen.

Verdienmodel

Nu hoor ik verschillende mensen denken: “Maar voor een consultant is dat toch een ontzettend mooi verdienmodel? Steeds opnieuw die processen beschrijven, die in de basis voor elke gemeente hetzelfde zijn en maar op kleine onderdelen afwijken van elkaar…”

Die gedachtegang klopt. Jep, het ís een mooi verdienmodel voor een externe consultant. En JA, al die processen zijn nagenoeg gelijk. Het inkoop- en aanbestedingsproces van de gemeente “inkoopkerk” en de gemeente “aanbestedingshoek” is hetzelfde proces, met slechts hier en daar een nuanceverschil. En ik kan mezelf niet oprecht in de spiegel aan blijven kijken door dit steeds opnieuw te ‘verkopen’. 

Ik kan mezelf niet meer recht in de spiegel aankijken door steeds opnieuw het maken van procesbeschrijvingen te 'verkopen'...

Begint te knagen

En waarom dan NU pas deze stap? Want toegegeven, ik heb jarenlang procesbeschrijvingen opgesteld voor tientallen gemeenten. Het antwoord is eigenlijk heel simpel. Destijds ‘moest’ het van ‘de baas’ en toen ik eenmaal zelf aan het roer stond bij Step in Control heb ik een hele lange procesbeschrijvings-sabbatical genomen. Maar steeds vaker komt de vraag weer op mijn bordje om toch ‘iets’ met processen te gaan doen. En begint het te knagen. Zo is mijn eigen spiegel meteen de spiegel van reflectie geworden.

Nog één keeeeertje

Ik heb besloten nog één laatste krachtsinspanning te doen wanneer het aankomt op procesbeschrijvingen. Namelijk door ALLE gemeentelijke processen - die ik in de afgelopen decennia onder ogen heb gehad en heb beschreven - in één handboek op te gaan nemen. Waarbij elk proces is beschreven met ruimte voor de nuance, met inzicht in de gegevensstroom, inzicht in de beheersmaatregelen, de link met het normenkader… ach ik hoef jou helemaal niet uit te leggen wat daar allemaal bij hoort.

Dit alles simpelweg met het idee dat een gemeente zich niet meer (nooit meer) druk hoeft te maken over de procesbeschrijving. Jullie kunnen je bezighouden met waar het echt om draait: het managen van die processen (Nogmaals, zie voor het verschil mijn vorige blog).

Hoe gaat het of hoe wil je dat het gaat

Want bedenk je één ding, al is een proces nog zo goed (of slecht) beschreven, de beschrijving is enkel een vastlegging van hoe het gaat ten opzichte van hoe je zou willen dat het gaat. Het echt zo laten zijn, dat is een managementvraagstuk (en daar mag je me trouwens altijd voor bellen) en geen beschrijvingsvraagstuk.

Mocht je voor dat laatste bewijs willen? Ga dan eens na hoeveel - of hoe vaak - jouw gemeente processen heeft beschreven die in het verleden in een la verdwenen of in een kast verstofte. (En die tegenwoordig digitaal stof vergaren.) 

Daarbij geeft het gemeenten ook veel meer ruimte om AO/IB-medewerkers in hun kracht te zetten als procesadviseur en sparringpartner van het management. Wat op zijn beurt VIC-medewerkers veel meer ruimte geeft om de verbijzonderde interne controle niet gegevensgericht achteraf, maar procesgericht vooraf uit te voeren, zodat de gemeente proactief kan acteren in plaats van reactief moet repareren. 

En om het dan maar helemaal af te maken: concerncontrol krijgt veel meer de tijd om zich bezig te houden met de beheersing van de bedrijfsvoering van de gemeente als geheel.

Juist door die flessenhals van de procesbeschrijving open te breken, krijgt de hele organisatie meer ruimte om zich met de hoofdzaak bezig te houden, namelijk de beheersing van de organisatie te managen.

Procesbeschrijvings-marathon

Dus in de komende zomermaanden ga ik mijn laatste procesbeschrijvings-marathon tackelen, in de hoop dat daarna nooit meer een gemeente hoeft te struikelen over procesbeschrijvingen. 

En ja, ik weet dat er veel geroepen zal gaan worden: “de ene gemeente is de andere niet”. Maar dan daag ik je uit. Bekijk gewoon eens hoezeer jouw inkoop- & aanbestedingsproces of jouw subsidieproces nu écht is veranderd in de laatste 20 jaar… Dat dus.

Mooie dag en Houd het Simpel!