Procesmanagement: De koning is dood! Lang leve de koning!

‘Le roi est mort! Vive le roi!’. Een beroemde uitdrukking die men traditiegetrouw uitriep bij de dood van een Franse koning. Hiermee werd aangegeven dat de troonopvolger onmiddellijk de plaats van de overleden koning innam. Zo stond de troon geen moment leeg. Pas later zijn we deze uitdrukking gaan gebruiken om aan te geven dat na de dood ook weer nieuw leven ontstaat.

Tot zover de geschiedenisles van vandaag. Waarom spookt dat ene zinnetje over die koning zo vaak door mijn hoofd in het kader van procesmanagement?

Processen lopen als een rode draad door mijn werkzame leven. En ik houd van processen, van hun eenvoud en logica. Misschien dat gemeenten daarom, tot op de dag van vandaag, mij nog steeds vragen om hen te ondersteunen. Maar waar ik een stuk minder van houd is de ‘Le-roi-est-mort-vive-le-roi-fetisj’ die heerst om elke vijf jaar met een nieuwe aanpak en methode te komen voor ‘procesmanagement’.

De GBV-aanpak

Vijfentwintigjaar geleden - oef, waar blijft de tijd - begon ik met de agrarische aanpak van GBV. Deze aanpak uit de oude doos is - en dat zeg ik met volle overtuiging - nog altijd veruit mijn favoriet: op basis van GBV (Gezond Boeren Verstand) een proces en de processtappen uittekenen op een A4’tje. Lekker praktisch en bij implementatie zag je door de bomen nog altijd het bos.

Maar ja, de tijd gaat door hè. En dat tekenen op een A4’tje ging voor velen ouderwets aanvoelen. Tijd dus voor iets nieuws: ‘Le roi est mort! Vive le roi!’ Maar jongens, er is me sindsdien toch een storm aan nieuwe tools en methoden over de proceswereld geraasd!

Pieter van de Hoogenband, NASA en Muhammed Ali

Het tijdperk van de ‘tools’ (protos, mavim, sqeme) brak aan en ineens waren de mogelijkheden om processen te beschrijven ein-de-loos. De simpele procestekening werd een spetterend stroomdiagram of we gingen, als een Pieter van de Hoogenband, plonsen in zwembanen (de swimming lanes). Maar er gebeurde ook iets geks. Ineens beschreven we niet langer het proces, maar complete werkinstructies! En houd me ten goede, die kunnen waanzinnig nuttig zijn, maar hebben geen plek in de procesbeschrijvingen die we wilden.

Alleen… daar hield het niet op. In de afgelopen twintig jaar was ik naast ‘zwemmer’ ook astronaut, toen we zo nodig moesten gaan scrummen. En hoewel ik vaak roep dat dingen geen ‘raketwetenschap’ zijn, is het dat bij de NASA letterlijk. (De NASA ontwikkelt raketten waarbij aan de start van het ontwerp nog niet eens alle technologie ontwikkeld is. Daarom gebruikt NASA ‘scrum’: korte trajecten voor een specifiek probleem, om zo van oplossing naar oplossing te ‘scrummen’ en een raket voor elkaar te boksen).

En ook daar stopte het niet. Olympisch zwemmer én astronaut, het was niet genoeg. In het tijdperk van ‘Agile’ en ‘Lean’ was het zelfs nog nodig om ‘wendbaar’ te worden als Muhammad Ali –“Float like a butterfly, sting like a bee”- en de martial arts-skills (en bijbehorende ‘belts’) te hebben van Bruce Lee.

Toch nog even opnieuw

Overigens zou dat allemaal nog niet eens zo erg zijn geweest, ware het niet dat de meeste van dit soort trajecten niet opleverde wat de bedoeling was. Want de processen waren dan vaak wel beschreven, maar de organisatie liep nog steeds niet als een zonnetje. Vandaar ook de drang naar ‘Le roi est mort! Vive le roi!’. “Laten we nog maar een keer iets nieuws te proberen om die zonnestralen toch de organisatie in te krijgen.”

Eén ding zien we hierbij veelal over het hoofd. Een obstakel waardoor we de organisatie maar niet aan de gang krijgen. En dat is zonde want de oplossing is -hoe kan het ook anders- simpel. Hij ligt op gewoon op tafel, mits je jezelf tenminste de tijd gunt om goed te lezen en schrijven.

De oplossing om de organisatie wél aan de gang te krijgen, is simpel en ligt gewoon op tafel - mits je jezelf tenminste de tijd gunt om goed te lezen en schrijven

De test

Ben je klaar voor een mini-leestestje?

Een gemeente vroeg mij om te ondersteunen bij procesmanagement.  Deze gemeente wilde namelijk ‘iets’ met procesmanagement gaan doen en was daarom gestart met procesbeschrijvingen vanuit de AO (de administratieve organisatie). Maar ondanks een aantal succesvolle procesbeschrijvingen wilde de organisatie maar niet gaan draaien als een goed geoliede machine.

Lees je het bovenstaande goed, dan lees je daar twee belangrijke woorden: Procesmanagement en Procesbeschrijvingen. En die twee hebben een compleet andere betekenis en vragen daarmee om een compleet andere invulling. Beide woorden vertellen ons overigens exact wat zij van ons verwachten.

Wat is een procesbeschrijving dan precies?

Een procesbeschrijving is namelijk exact dat; een beschrijving van het proces. Niet meer en niet minder. Dat gaat over het algemeen ook goed (ingevuld naar eigen smaak qua tool en methode). Want die beschrijving laten we maken door onze AO-medewerkers en komt voor de bakker. Sterker nog; hier spenderen we zelfs zoveel tijd en energie aan, dat we ook niet te beroerd zijn om externe ondersteuning in te huren, of nieuwe tools aan te schaffen. Als we het varkentje maar gewassen krijgen.

De reden dat de organisatie, ook met goede procesbeschrijvingen, niet draait als een tierelier komt omdat we ons de tijd en de rust niet gunnen om ook naar dat andere woord te kijken: Procesmanagement.

Oké. En procesmanagement dan?

Procesmanagement gaat namelijk niet over hoe ik de processen beschrijf, maar hoe ik de processen wil managen en welke taken, rollen en verantwoordelijkheden daarbij horen. Dat is dus ook geen taak meer van de AO-medewerker, maar een taak van… je raadt het al hè: managers. Precies zoals het woord procesmanagement al aangeeft.

De simpele controlevragen voor succes

Dus loopt het in jouw organisatie niet lekker rondom dat ‘iets’ dat je met processen aan het doen bent? Stel jezelf dan een aantal simpele controlevragen.

Voor procesbeschrijvingen zijn de controlevragen:

1.    Heb ik moeite met de tool die ik gebruik voor het beschrijven van processen?

2.    Heb ik moeite met het maken van een goede beschrijving van het proces?

> Is het antwoord op één van bovenstaande vragen ‘JA’, dan heb je óf een andere tool nodig, óf ondersteuning om de tool en de bijbehorende methode echt te leren beheersen. Jouw worsteling zit dus in het daadwerkelijke beschrijven van de processen.

Voor procesmanagement gelden compleet andere controlevragen:

1.    Is duidelijk wat de organisatie wil met procesmanagement? (Wat is het doel?)

2.    Weet de hele organisatie dat wij hiermee aan de slag gaan?

3.    Weet de hele organisatie wat dit voor ons allemaal gaat betekenen?

4.    Is duidelijk hoe wij de processen gaan beheren, monitoren, controleren en evalueren?

5.    Is duidelijk hoe wij omgaan met constateringen uit de controles/evaluaties?

6.    Is duidelijk wie welke processen moet aansturen?

7.    Is duidelijk hoe de verschillende processen met elkaar samenhangen?

8.    … … …

> Is het antwoord op één van de bovenstaande vragen ‘NEE’? Dan is er op het gebied van procesmanagement serieus werk aan de winkel. En je ziet het in één oogopslag: het rijtje vragen aan de kant van procesmanagement is vele malen groter dan aan de kant van procesbeschrijvingen. Gun jezelf dus ook de tijd en energie om deze vragen te beantwoorden.

Het rijtje vragen aan de kant van procesmanagement is vele malen groter dan aan de kant van procesbeschrijvingen. Gun jezelf dus ook de tijd en energie om deze vragen te beantwoorden.

Struikelen

Kan je één van deze vragen niet beantwoorden, dan ga je - hoe goed je procesbeschrijving ook is - struikelen over je eigen goede bedoelingen. Er blijft zo continu zand in de motor van jouw organisatie komen. En dan wordt repareren meestal een veel duurdere aangelegenheid, dan investeren in een goede voorbereiding. En ik heb het niet alleen over ‘duurder’ in de zin van euro’s. Maar ook in de zin van: gefrustreerde medewerkers, slechte besluitvorming, moeilijke aansturing, onnodig lange implementaties et cetera.

Passief of actief?

En voor wie nu denkt “kip ik heb je” en stelt dat we procesmanagement en al zijn onderdelen ook gewoon in een procesbeschrijving kunnen vatten, bedenk dan het volgende:

Je kan het allemaal mooi vastleggen in een procesbeschrijving, dat ben ik met je eens. Maar een procesbeschrijving, die eenmaal gemaakt is, wordt passief. (Beschreven is beschreven) Procesmanagement daarentegen is actief. Managen doe je, beleef je en draag je uit. 

Dus de volgende keer dat je weer ‘iets’ met processen gaat doen: doe jezelf een lol. Gun je de rust en tijd om eerst de vragen van procesmanagement te beantwoorden. En ga daarna pas, samen met jouw AO-medewerkers, aan de slag met procesbeschrijvingen. En zo komt het daadwerkelijk voor de bakker!

Een vraag? Een briljant idee? Een aanvulling? Een wens? Laat het me weten, want ik kom graag in contact met je.