Van GARBAGE-IN naar… GOUD-OUT - deel 3

En na deel 1 en deel 2 over procesbeschrijvingen zijn we nu aangekomen bij het laatste deel. Juist ja, dat deel waar we normaal altijd zo driftig mee beginnen hebben we deze keer tot het einde bewaard.

Waarom?

Omdat, wanneer je met procesbeschrijvingen aan de slag gaat, de throughput (herinner jij je het plaatje nog?), simpelweg pas als laatste geanalyseerd kan worden.

En ja, ik zeg hier expres geanalyseerd kan worden en niet beschreven. En daar hoort natuurlijk ook de “waarom zeg je dat” vraag bij. Simpelweg omdat het beschrijven van de Throughput het beschrijven is van “hoe” de verwerking gaat. En we zagen in blog 2 al, dat het beschrijven van die “hoe” een werkinstructie is. En een werkinstructie is geen procesbeschrijving, anders had die wel procesbeschrijving geheten 😊

En ja, natuurlijk is de verwerking, dus het “hoe” op zichzelf een proces, maar dat is van een heel andere orde dan waar we het over hebben in het kader van een procesbeschrijving.

Analyse throughput = schat van informatie

Maar goed, terug naar het analyseren van de throughput. Want daar zit een schat aan informatie in verborgen. Informatie die ons ook uiteindelijk echt heel veel kan opleveren. Je hoort waarschijnlijk mijn “maar” al van mijlenver aankomen. Dus… tromgeroffel… hier komt ie…

MAAR… dan moeten we de throughput wel op de juiste manier én in de juiste volgorde analyseren.

En wat schetst mijn verbazing? Ondanks dat er maar twee elementen in de analyse zitten, staan we er met zijn allen op om die twee nu net in de verkeerde volgorde te analyseren.

"Zonder te weten of we ons doel behaald hebben (dus of we ons doel getroffen hebben, vandaar de term doeltreffend) gaan we proberen te bepalen hoe doelmatig/efficiënt we gewerkt hebben."

Waar heb ik het dan over? Over doeltreffendheid en doelmatigheid. En oh, oh, oh wat is daar toch altijd veel over te doen wat betreft de volgorde waarin we deze analyseren. Want dat doen we continu en met een volhardendheid van heb ik jou daar…

We analyseren als eerste doelmatigheid. Dus hoe efficiënt we in onze uitvoering zijn. En dat doen we zonder eerst te onderzoeken of we wel doeltreffend zijn geweest. Dus hoe effectief we zijn geweest.

Met andere woorden, zonder te weten of we ons doel behaald hebben (dus of we ons doel getroffen hebben, vandaar de term doeltreffend) gaan we proberen te bepalen hoe doelmatig/efficiënt we gewerkt hebben.

Ik maak het duidelijk met een voorbeeld:

Johan gaat de throughput van een proces analyseren. Laten we het voor het voorbeeld aannemen dat hij tot de conclusie komt dat hij deze throughput 50% doelmatiger/efficiënter kan inrichten. Dus Johan gaat naar zijn manager, doet zijn verhaal uit de doeken, de manager wordt enthousiast en laat alle voorgestelde veranderingen van Johan doorvoeren. Dat niet alleen, hij stelt ook meteen de verwachte output aantallen bij, want er kan nu veel meer “uit” het proces komen door het goede werk van Johan.

Maar Marieke, die weet het zo net nog niet. En zij analyseert toch voor de zekerheid -want ze wil Johan nu ook weer niet in zijn wieken schieten- toch even de doeltreffendheid. En tot haar schrik komt Marieke tot de conclusie dat de doeltreffendheid van het proces “nul”, “niks”, “nada” is. Met andere woorden, de output die tot stand komt levert helemaal niets op.

Nu gaat Marieke naar de manager toe. En zegt: “Ik kan het proces oneindig veel doelmatiger maken en iedereen die er nu bij betrokken is ook nog eens 100% meer tijd geven. De manager, kijkt Marieke aan en springt een gat in de lucht. “Mijn hemel Marieke, wat geweldig, maar hoe fixen we dat?” Nou, zegt Marieke: “We stoppen gewoon helemaal met het proces en iedereen kan iets anders gaan doen. Want iedereen doet zijn werk nu wel super doelmatig/efficiënt, maar de output van al dat werk levert ons helemaal niets op. Dus we kunnen er maar beter helemaal mee stoppen en iets anders gaan doen, wat ons uiteindelijk wel iets oplevert (en doel treft 😊).

Laat de les tot je doordringen met GBV tip nummer 3

Er zit een volgordelijkheid in de dingen (in alle dingen) en in het geval van een procesbeschrijving betekent dat dat we de throughput (werkinstructie) niet beschrijven maar analyseren -nadat het proces beschreven is- en dat de analyse in de volgorde van eerst doeltreffendheid en dan doelmatigheid dient plaats te vinden.

En daarmee sluit ik deze 3-delige blogserie over procesbeschrijvingen af.

Jij weet nu dat het geen raketwetenschap is, maar dat het simpelweg een werkje is dat je nauwkeurig én in de juiste volgorde moet uitvoeren.

Ik beloof je, dat wanneer je jezelf aan de simpele regels uit deze blogserie houdt, procesbeschrijvingen:

1. Een heel stuk makkelijker worden.

2. Je niet eindeloos processen hoef te beschrijven.

3. Je procesanalyses ook daadwerkelijk iets op gaan leveren.

Mocht je nu denken van, ja ik snap het, maar ik heb geen zin in dat monnikenwerk. Weet dan dat wij bij Step in Control, op de werkwijze uit deze blogserie, 40 van de meest voorkomende processen in gemeenteland hebben beschreven. Jij hoeft alleen maar de gegevens in te vullen en op onderdelen aan te vullen. Want het is nu ook weer niet nodig dat iedereen het wiel opnieuw gaat uitvinden.

Stop met tijd, energie & geld uitgeven aan procesbeschrijvingen. Start met het proceshandboek.
40 processen. 1 handboek. Eindelijk alles beschreven. LEES ER HIER ALLES OVER