Wie zijn eigenlijk de ouders...?

In mijn vorige blog “Hoe vertellen we het de kinderen?” daagde ik je uit om in de spiegel te kijken en goudeerlijk te zijn. Want dat fantastische idee wat jouw organisatie geweldig vooruithelpt - heeft misschien wel die ondersteunende bondgenoot nodig om dat idee in de organisatie te laten landen. Dus na 'hoe vertellen we het de kinderen' is de volgende, logische, vraag: wie zijn eigenlijk de ouders? Een parel van een parallel in dit blog tussen gezinnen en organisaties om jou verder te helpen met je idee of verandering.

Hoe groot was vroeger de kans dat jij je ouders meekreeg in jouw briljante ideeën of wilde plannen? (Een tent opzetten in huis, elke vakantiedag naar de Efteling...)

Plompverloren

Klein gokje: waarschijnlijk voelde je vroeger aan je water aan dat je met dat soort ideeën bij pa niet plompverloren kon aankomen. Dus wat deed je? Precies, je zocht een bondgenoot in ma. Want ma wist wél hoe ze pa enthousiast kreeg!

Als kind leer je intuïtief - nog voordat je kan praten zelfs - bondgenoten te creëren. Wat simpelweg komt door het fenomeen 'evolutie' en het aangeboren overlevingsinstinct.

Een bedrijf is niks anders dan een gezin

In een bedrijf werkt het dus niet anders dan binnen een gezin. Wat overigens volkomen logisch is, want een bedrijf is niets anders dan een georganiseerde groep mensen die samenwerkt. Zo, nu weet je ook waar de term organisatie, als synoniem voor bedrijf, vandaan komt. Precies zoals een gezin dus. 

En net zo goed als je harmonieuze en disfunctionele gezinnen hebt, heb je dat ook in organisaties - met alle smaken die er nog tussenin zitten. 

En net zo goed als je harmonieuze en disfunctionele gezinnen hebt, heb je dat ook in organisaties - met alle smaken die er nog tussenin zitten.

Maar goed, jij hebt in de spiegel gegluurd, geconcludeerd dat je een bondgenoot nodig hebt én je hebt deze inmiddels ook gevonden. Je bent er dus helemaal klaar voor om je plan aan de kinderen te gaan vertellen. 

Natuurlijk wordt jouw goede idee (na een uitstekend verhaal van je bondgenoot) door de organisatie omarmd. Alleen - en nu komt het - er zijn nog twee belangrijke stappen te zetten.

Twee belangrijke stappen: eigenaarschap en rolverdeling

1.    Wie is de ouder? - Eigenaarschap

In een gezin is het duidelijk. Pa en ma vormen “het management en de directie”. En hoeveel verantwoordelijkheid zij jou als kind ook gaven, puntje bij paaltje waren pa en ma hoofd probleemoplosser, hoofd financiën, hoofd vakantieplanning… Oké, je snapt waar ik naartoe wil: pa en ma toonde “eigenaarschap” over het reilen en zeilen van het gezin. 

En ja, ook een gezin - pa en ma zeker - kent verschillende managementstijlen:

• Sommige beslissingen werden gewoon genomen (pa en ma in de top-down modus: “omdat ik het zeg”)
• Sommige zaken werden overlegd (pa en ma in de polder stand) 
• En soms opperde jij briljante ideeën (het gezin in de bottom-up modus).

Maar in alle gevallen toonden pa en ma “eigenaarschap”. Eigenaarschap zorgde ervoor dat het gezin functioneerde en geen losgeslagen janboel werd. Want anders zou van alle vakantieplannen niets terechtkomen en zou geen enkel probleem worden opgelost (Je kan tenslotte niet elke vakantiedag naar de Efteling).

Ellende

Hoeveel ellende zou jij jezelf kunnen besparen als je eigenaarschap goed regelt in jouw organisatie?

Het bepalen van eigenaarschap is een stap die je binnen jouw organisatie niet mag vergeten! Aan iedereen - die aan het project meewerkt - mag verantwoordelijkheid worden gegeven en gevraagd, maar daarnaast moet er een eigenaar worden aangesteld. 

Hoeveel ellende zou jij jezelf kunnen besparen als je eigenaarschap goed regelt in jouw organisatie?

De eigenaar (pa en/of ma) staat aan het hoofd van het project (gezin) en zet de lijnen uit, heeft de bevoegdheid beslissingen te nemen en bewaakt de voortgang. Natuurlijk kan de eigenaar de verantwoordelijkheid voor de uitvoering mandateren aan projectmanagers en medewerkers (de kinderen), maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de eigenaar. En precies dát is nu juist zo belangrijk omdat de projectmanagers en medewerkers (de kinderen) moeten weten dat zij terug kunnen vallen op de eigenaar (pa en/of ma) die betrokken is, moeilijke besluiten kan nemen wanneer nodig en zorgt dat je in het goede vaarwater blijft zodat het project (de vakantieplanning) niet in het water valt.  

2.    Wat is de rolverdeling?

De rolverdeling in een gezin is eenvoudig. Toegegeven, gezinnen zijn ook geëvolueerd en veel traditionele verdelingen bestaan (gelukkig) niet meer. Toch is in elk gezin de rolverdeling helder. Hoe komt dat?

Het is duidelijk wie ouder en wie kind is, het is duidelijk dat de ouders voor de kostwinning en de opvoeding van de kinderen zorgen, et cetera. En die taken, rollen en verantwoordelijkheden liggen als ongeschreven regels informeel vast. Ah, zó werkt dat dus!

Gevaar op de loer

In dat informele, daar schuilt voor organisaties een gevaar. Want omdat we het psychologisch zo gewend zijn én het zo diep in onze genen zit, behandelen we een organisatie ook als een gezin. Dus als een samenwerking van mensen op basis van intuïtie, hiërarchische verhoudingen én met ongeschreven, informele regels. En daar gaat het mis.

We behandelen een organisatie als een samenwerking van mensen op basis van intuïtie, hiërarchische verhoudingen én met ongeschreven, informele regels. En daar gaat het mis.

Binnen een organisatie - geef toe, die is veel minder overzichtelijk dan een gezin - ga je het keihard nodig hebben om naast het bepalen van eigenaarschap, de taken, rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen (de gezinsleden) te beschrijven en vast te leggen.

Voorspellende gave

Ik zie zo vaak onderzoeken naar de ‘organisatiecultuur’ en 9 van de 10 keer kan ik je voorspellen wat de uitkomst gaat zijn: “We moeten elkaar aanspreken op houding en gedrag”. 

Dat beloven we dan ook plechtig. We gaan er vol goede moed mee aan de slag - houden het een week of drie vol, max - en uiteindelijk verzanden we in ons oude gedrag. 

Wat ik zelden zie? Dat er na zo’n onderzoek en zo’n conclusie ook daadwerkelijk taken, rollen en verantwoordelijkheden concreet worden beschreven en vastgelegd. Welk voordeel zou het hebben als we dat goed zouden regelen? 

Dat is dus precies het ontbrekende puzzelstuk voor succes. Als we niet beschrijven en vastleggen wat ieders taak, rol en verantwoordelijkheid is, hoe willen we elkaar dan in hemelsnaam daarop aanspreken?

Drie stappen op weg naar een gelukkig ‘organisatie-gezin’

Wil jij jouw organisatie verder helpen met een idee, een verandering of wat dan ook? 

Onthoud dat je - om succes te behalen - drie stappen hebt te zetten:

1. Bepaal wie de rol van 'ouder' en wie die van 'kind' hebben.

2. Bepaal hoe je het de kinderen vertelt.

3. Leg taken en verantwoordelijkheden van het organisatie-gezin vast. 

Het grote voordeel van deze opzet? Je leert er ook mee omgaan dat er af en toe eens een projectmanager of medewerker als ongeleid projectiel overal tussendoor vliegt… Want laten we eerlijk zijn: elke familie heeft ook wel die ene gekke oom of tante.

Meer weten? Een vraag? Kom je er in jouw organisatie niet uit wie de zogeheten ouders en wie de kinderen zijn? Zijn taken en verantwoordelijkheden niet helder? Dan heb ik alvast een boekentip: Houd het simpel. Hier lees je alles over de structuur van een gemeentelijke organisatie. En uiteraard mag je ook altijd contact met me opnemen.